Les entreprises organisent fréquemment des évènements et ceci pour de multiples raisons. Ainsi, il peut s’agir pour l’entreprise d’accroître sa notoriété ou encore pour présenter de nouveaux services à sa clientèle. Dans tous les cas, la réussite d’un évènement d’entreprise requiert une préparation rigoureuse. Quelles sont alors les étapes à suivre pour réussir l’organisation d’un évènement d’entreprise?
Evénement d’entreprise: L’importance des objectifs
La définition des objectifs assignés à un événement d’entreprise constitue une étape cruciale qui déterminera la réussite ou l’échec de l’événement en question. En effet, il ne sert à rien d’organiser un évènement pour la forme. Une telle façon d’opérer constitue un gaspillage des ressources financières de l’entreprise qui pourront servir à d’autres fins. Ainsi, qu’il s’agisse de présenter les nouveaux produits et services de l’entreprise, d’accroître sa notoriété, de remercier les clients fidèles ou encore dans l’optique d’améliorer les compétences des travailleurs sur de nouveaux outils informatiques…; l’objectif de l’événement doit être clairement libellé.
Il faut savoir qu’une définition claire des objectifs augmente grandement les chances de réussite de l’événement dans la mesure où chaque objectif requiert des moyens spécifiques. Par exemple, l’impression de rollup et kakemono s’impose lors des événements d’entreprise tels que les foires et expositions.
Evénement d’entreprise: La définition du format
La définition du format d’un évènement d’entreprise constitue une autre étape cruciale censée influencer sa réussite. À cet effet, il ne faut pas oublier que le format est intimement lié aux objectifs qu’il faudra définir au tout début du projet. Cela s’explique par le fait que certains formats collent plus à certains objectifs que d’autres. Ainsi, pour présenter les nouveaux produits et services de l’entreprise, un format à type de foire ou d’exposition est plus indiqué qu’un séminaire.
Par contre, un séminaire ou encore une conférence conviendrait davantage lorsque le but de l’évènement consiste à améliorer les compétences des agents de l’entreprise sur de nouveaux outils de travail. Le choix du format prendra également en compte certains critères comme la situation socio-économique d’une région voire la situation sanitaire. Ainsi, un séminaire en ligne sera davantage préféré aux évènements présentiels en période de pandémie.
Organisation d’un évènement d’entreprise: La définition de la date et du chronogramme
Le choix d’une date pour un évènement d’entreprise peut paraître banal. Toutefois, il est important de prendre du recul avant de se prononcer sur ce détail. En effet, un détail à prendre en compte dans le choix d’une date concerne la population ciblée par l’évènement. Ainsi, il est inutile d’organiser l’événement à une période de l’année où la majorité de cette population cible serait occupée. Il est également recommandé de se donner une certaine marge dans le choix de la date. En effet, un événement programmé 03 mois à l’avance a plus de chances de succès qu’un événement planifié et organisé à la va vite.
Enfin, le chronogramme doit être établi et communiqué à l’avance. Il pourra être modifié selon les appréciations des potentiels participants. Un chronogramme établi en avance permet à chaque participant de se préparer psychologiquement à l’avance, ce qui augmente considérablement les chances de succès de l’événement dans la mesure où, les participants se sentiront concernés par les différents ateliers au programme pour l’événement.
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