Comment tirer profit de l’externalisation administrative ?

Les tâches administratives peuvent représenter une part importante du temps de travail dans une entreprise. Pour vous soulager ainsi que vos employés, il est possible de confier ces démarches à un prestataire extérieur. Comment cela fonctionne, et quels sont les avantages à externaliser son processus administratif ?

L’externalisation, la meilleure solution sur le plan économique ?

3 possibilités se présentent pour remplir les activités administratives :

  • Répartir les tâches entre les différents employés
  • Engager de nouveaux salariés
  • Employer les services d’une entreprise spécialisée dans l’assistance administrative

Demander aux employés de s’occuper de la gestion administrative peut les empêcher de remplir pleinement leurs missions dans l’entreprise, car ils doivent allouer du temps à une activité imprévue. Pour les petites entreprises, le recrutement de nouveaux employés peut représenter une dépense trop importante, d’autant plus si le besoin administratif est ponctuel.

L’externalisation administrative  permet quant à elle de payer uniquement les heures de travail effectué par l’entreprise. Vous évitez les charges liées à la rémunération d’un salarié, et vous avez la certitude que le travail sera de qualité.

Un moyen d’optimiser la performance dans l’entreprise

Une entreprise dont les tâches administratives sont confiées à une entreprise extérieure peut entièrement se vouer à la réalisation de son activité. Vos employés peuvent ainsi consacrer leur temps aux activités génératrices de revenus dans l’entreprise. Si votre entreprise comporte plusieurs services, chacun d’entre eux peut se focaliser sur son cœur d’activité. Qui plus est, l’absence de formalités administratives dans leur emploi du temps peut améliorer leur moral, ce genre d’activités étant peu valorisantes et rébarbatives la plupart du temps.

Pour les entreprises connaissant un pic d’activité dans l’année, comme les entreprises saisonnières ou les entreprises commerciales, les journées peuvent être très remplies pendant plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Savoir que l’assistance administrative est faite permet de se consacrer pleinement à l’activité sans crainte.

Définir ses besoins et ses problèmes

Bien connaitre les difficultés rencontrées par l’entreprise sur le plan administratif permet de savoir quelle solution mettre en place. Vous pouvez ainsi décider d’externaliser en totalité ou en partie votre processus administratif. Pour cela, il vous faut cibler les tâches qui vous font perdre du temps au quotidien. Chiffrer précisément la quantité de temps alloué à une tâche vous permet de mesurer la marge de progression et de définir les activités à externaliser en priorité.

Il est aussi important de connaitre l’objectif que vous souhaitez atteindre avec l’externalisation. Souhaitez-vous simplement gagner du temps de travail, ou comptez-vous aussi améliorer la qualité de vos processus administratifs ? Attendez-vous de l’entreprise qu’elle propose de nouvelles manières de procéder, en utilisant par exemple un nouveau logiciel ou de nouvelles méthodes ? Ou préférez-vous qu’elle utilise les ressources que vous avez déjà à disposition ? Répondre à ces questions vous permettra d’établir un cahier des charges complet et performant.

Travailler avec un partenaire de qualité

Si l’externalisation est un phénomène de plus en plus courant dans le travail des entreprises, cela ne signifie pas que tous les prestataires se valent. C’est pourquoi il est nécessaire de s’approcher de professionnels reconnus dans le domaine de l’administration. La norme ISO 9001:2015 certifie de la qualité d’une entreprise dans le domaine.

Une entreprise qualifiée est en mesure de s’adapter à vos besoins, en adoptant une solution personnalisée qui correspond à vos attentes. Un bon prestataire doit pouvoir aussi vous accompagner sur le long terme en vous conseillant et en assurant la sécurité de vos données personnelles.

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Reda azzedu

Rédigé par Reda azzedu

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