Universign est le leader de la signature électronique en entreprise. Intégrée à la structure informatique intranet ou extranet, la validation électronique de documents fait l’objet d’une réflexion avant son implémentation définitive au sein des différents niveaux et services de l’entreprise.

Qu’est-ce que l’implémentation de la signature électronique ?
La signature électronique est une suite de nombres insérés au cœur d’un fichier informatique qui lui donne une valeur légale. Conforme à la règlementation sur le RGDP, la signature électronique est apposée de façon sécurisée et vérifiée par le destinataire, après envoi d’une procédure informatique de reconnaissance de ce dernier.

L’implémentation consiste en l’intégration d’une API dans le logiciel intranet et/ou extranet de l’entreprise pour une validation et des échanges rapides de documents entre les différents interlocuteurs :

  • clients,
  • direction de l’entreprise,
  • responsables de services,
  • employés.

La signature électronique ne s’arrête donc pas à un simple échange de documents entre un client et un prestataire, mais s’applique à tous les niveaux de l’entreprise afin d’en tirer de nombreux bénéfices.

4 critères de réflexion avant d’implémenter la signature électronique Universign

Fort de ce constat, l’entreprise va donc entamer une véritable réflexion quant à l’implémentation de la signature électronique au sein de ses différents services.

Critère n° 1 : Projet global ou partiel d’un service ?

La première réflexion passe par l’ampleur future du déploiement de la signature électronique au sein de l’entreprise. Le projet peut être interne et ne concerner qu’un service, comme la Direction des Ressources Humaines. Il est ainsi recommandé de se pencher sur le processus de validation de la signature et les responsables finaux qui auront le droit d’accès à la légalisation des pièces et des documents.

Critère n° 2 : Analyse des besoins en signatures

La seconde étape de la mise en place de l’implémentation passe par la définition des besoins de chaque service concerné : nombre de documents par période définie, utilisation du logiciel qui sera relié à l’API d’Universign, fréquence des échanges, nécessité de partages en extranet (clients et prestataires extérieurs). Il s’agit ici de quantifier le plus précisément possible les nécessités de l’entreprise pour adapter l’offre d’Universign.

Critère n° 3 : Aspect légal et règlementation internationale
Le champ d’application de la signature électronique doit être aligné avec la législation des pays destinataires des documents légalisés. C’est à cette étape que se définissent les risques inhérents à l’utilisation de cette méthode électronique.

Critère n° 4 : Définition du niveau de sécurité des documents transmis et reçus
Certains documents signés électroniquement nécessitent une sécurisation optimale de leur confidentialité. L’entreprise doit donc réaliser une étude sur la façon dont cette sécurisation doit être appliquée lors des échanges entre les signataires, notamment dans le processus de vérification de l’identité du signataire.

Bénéfices de l’implémentation de la signature
Outre le côté sécurisation des données, la signature électronique permet de gagner un temps précieux dans les échanges. Plus de courrier envoyé par la poste ni de pli urgent à faire parvenir par un transporteur.

La mise en place du projet au sein de l’entreprise passe par une information aux employés et personnes concernées par cette nouvelle procédure interne, notamment dans la collecte de données personnelles nécessaires à la sécurisation des échanges. L’entreprise est ainsi certaine que les signatures apposées sont vérifiées et l’engagent de façon pleinement contrôlée.

La signature électronique participe donc activement à la transition digitale à laquelle toute entreprise doit adhérer afin de poursuivre son développement.

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Reda azzedu

Rédigé par Reda azzedu

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