Lorsque vous vous lancez dans la création d’une star-up, il est indispensable de mettre en place une stratégie de communication optimale. Un des piliers de votre stratégie sera la gestion de vos correspondances avec vos collaborateurs. En effet, cela ne doit pas être pris à la légère étant donné que l’envoi de courriers est notamment une des principales façons de communiquer et se doit donc d’être professionnel. Découvrez donc toutes les spécificités à connaître pour optimiser vos correspondances professionnelles.

L’élément indispensable pour se démarquer

Avant de faire le choix parmi le format ou le type d’enveloppe, vous devez penser à un autre outil incontournable. Il s’agit du tampon de bureau, qui permet d’être appliqué sur chacune de vos correspondances. En effet, cet outil est très important étant donné qu’il répond à deux objectifs principaux.

Il a un but purement informatif, en inscrivant vos informations clés sur toutes les correspondances. Un peu comme une carte de visite, le tampon renseigne les coordonnées et l’adresse de votre entreprise. Il a également un impact sur l’image de marque, du fait qu’il correspond à votre identité visuelle. Il permet de personnaliser chacun de vos supports en inscrivant l’entreprise et en optimisant la mémorisation de votre société. De cette façon, vous pouvez consolider votre notoriété et bâtir votre image de marque. L’utilisation d’un tampon permet bien évidemment de rendre ses correspondances davantage crédibles. Les tampons peuvent aussi vous permettre de personnaliser vos envois.

La tendance des enveloppes personnalisées

Aujourd’hui, la stratégie de communication des entreprises se doit d’être de plus en plus ciblée. N’hésitez plus à personnaliser vos enveloppes afin d’obtenir un support de communication efficace et complémentaire, compatible avec vos autres supports de communication.

Opter pour une correspondance professionnelle

Il existe une multitude de formats d’enveloppes et il devient donc difficile de savoir quel type choisir pour des envois professionnels. Il faut savoir que le format fait référence au format du papier que vous envoyez. La norme internationale ISO 216 définit différents formats de papier en utilisant la lettre A et les chiffres (A3, A4, A5, etc.). La norme internationale ISO 269 définit le format de l’enveloppe et ajoute un numéro (C3, C4, C5, etc.) après la lettre C. Ces deux normes sont conçues pour se correspondre entre elles.

L’enveloppe DL, quant à elle, a été confectionnée dans les années 1920. Elle est aujourd’hui l’incontournable pour les courriers d’affaires. Dans le but d’optimiser votre courrier, le format le plus répandu est l’enveloppe DL de 11 x 22 cm. Ce format d’enveloppe est le plus courant dans le milieu professionnel, de façon à effectuer des correspondances techniques. Si vous souhaitez effectuer un envoi de courriers plus personnels, choisissez l’enveloppe C6 de 11,4 x 16,2 cm.

De nouveaux modèles d’enveloppes

Vous pouvez bien évidemment utiliser une lettre classique, mais il existe différents modèles d’enveloppes. En effet, il y l’enveloppe commerciale en papier qui est la plus répandue dans nos courriers quotidiens.

L’enveloppe kraft a l’avantage de présenter de plus grandes dimensions que la commerciale. Elle est également plus résistante. Le papier kraft a une bonne résistance face aux déchirures. De ce fait, vous pouvez choisir celle-ci pour envoyer des documents relativement importants.

L’enveloppe matelassée avec un film bulle à l’intérieur permet de protéger les objets fragiles ou un document important. Ce type de matériau permet d’amortir les chocs potentiels liés au transport.

Le choix du carton permet de transporter des objets importants, qui doivent rester intacts, tels qu’un livre ou des documents. Avec l’épaisseur du carton, le contenant est protégé. Il existe également l’enveloppe à dos cartonné, qui possède à la fois une face en carton rigide et une face en papier kraft.

Pour finir, l’enveloppe plastique a l’avantage d’être imperméable et fortement résistante. C’est pour cette raison que vous pouvez l’utiliser pour la vente à distance.

Différentes caractéristiques pour les enveloppes

Au-delà du format et de la composition de l’enveloppe, vous devrez également prêter attention à d’autres caractéristiques. Choisir la bonne enveloppe pour permettre d’optimiser vos correspondances et aussi de gagner du temps.

Vous devrez vous renseigner sur le type de fermeture que vous souhaitez. Effectivement, vous aurez le choix entre trois types :

  • la fermeture à base de patte gommée, qui s’effectue en humidifiant la patte gommée,
  • la fermeture à base de patte autocollante, qui a deux rabats autocollants qu’il faut coller entre eux,
  • la fermeture à base de patte autocollante avec des bandes de protection, qui requiert d’enlever la protection et de rabattre la patte.

Il y a également les différentes catégories de grammage suivant la taille de l’envoi. Vous avez quatre possibilités : 80 g, 90 g, 100 g ou 120 g.

Certaines enveloppes disposent d’une fenêtre. Le seul but de cette fenêtre est de vous faire gagner du temps étant donné que vous n’avez plus besoin de taper le nom du destinataire, car il s’affiche à travers celle-ci. Il est généralement utilisé pour les correspondances commerciales qui requièrent l’envoi de courriers massifs.

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Reda azzedu

Rédigé par Reda azzedu

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